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インボイスとは 種類や役割、作成時のポイントなどを分かりやすく解説

今回は、海外へ商品を発送する時に必要な書類「インボイス(Invoice)」についてご説明します。

インボイスの種類、役割、作成時のポイントを知ることで、海外への商品発送がよりスムーズに行えるようになります。

インボイスとは

インボイスとは、海外へ商品を送る時に必要な書類の1つです。

国際輸送でフォワーダーに輸送と頼むとき、EMSで発送する時、またDHLやFedEXやUPSなどクーリエで発送する時、どんな時でも必ず必要になります。

インボイスには、以下のような情報を記載します。

  • 誰が
  • 誰に
  • どんな貿易条件で
  • どこから
  • どこに
  • いくらの(単価)
  • 何(商品)を
  • いくつ(個数)
  • 合計

インボイスの役割

続いて、インボイスが必要になる理由についてご説明します。

インボイスには大きく分けて3つの役割があります。

  • 輸出する商品名、材質、数量を記した「明細書」
  • 輸出者が輸入者に対して求める商品代金の「請求書」
  • 輸出者が輸入者に対して送る商品の「納品書」

そのほかにも、インボイス上には誰から誰に送られているか商品の流れが分かるので、国際輸送の運送書類としての役割もあります。

インボイスが必要な理由

国内の運送では必要ないのに、なぜ海外に商品を送る時にはインボイスは必要なのでしょうか。

その理由は、通関での確認で利用されるからです。

国境をまたぐ海外との商品の運送では、輸出時、また輸入時にはどんな小さなものでも通関が必要になります。

通関では輸出入が制限されているものの確認や関税の計算をしますが、その際に貨物の詳細情報をまとめたインボイスが必要となるのです。

インボイスの種類

インボイスには様々な種類があり、下記のようなものがあります。

  1. プロフォーマ・インボイス(Proforma Invoice)
  2. コマーシャル・インボイス(Commercial Invoice)
  3. シッピング・インボイス(Shipping Invoice)
  4. カスタムズ・インボイス(Customs Invoice)

プロフォーマ・インボイス

プロフォーマ・インボイスには見積としての役割があります。

これで輸出入の正式なインボイスとしては使用できません。

プロフォーマは「仮の」という意味になりますので、通関時にはコマーシャル・インボイスを準備しましょう。

コマーシャルインボイス

コマーシャルインボイスは、正式なインボイスになります。

このインボイスをもとに輸出入申告を行います。

輸入時には税率の計算に用いられますので、間違いのないように正確に記入する必要があります。

シッピング・インボイス

シッピング・インボイスは納品書や指示書のような役割があります。申告には使用できません。

カスタムズ・インボイス

カスタムズ・インボイスは税関に向けて作成する書類ですが、コマーシャル・インボイスを使って申告するのか一般的です。

上記4種類のインボイスの中でも一番重要なのは、コマーシャル・インボイスです。申告時には「インボイス(Invoice)」または「コマーシャル・インボイス(Commercial Invoice)」を書類として提出しましょう。海外の人とメールでやり取りする場合は、I/VやINV.などと省略して書かれる事があります。

インボイスの書き方

さて、ここからはインボイスの具体的な書き方について説明していきます。

以下は、日本郵便のインボイスフォーマットです。

(引用元:日本郵便HP

上記の記載例を参考に、以下の項目を記入していきます。

  1. インボイス作成日(Date):インボイスを作成した日。商品を出す日付が指定されていることもあります。
  2. ご依頼主(Sender,Shipper):会社名、部署名、担当者、会社住所、電話番号、Email、などを記入します。
  3. お届け先(Addressee,Consignee,Receiver):会社名、部署名、担当者、住所、電話番号、Email、納税番号など必要事項を相手に確認して記入しましょう。
  4. 郵便番号(Mail Item No.)、請求書番号(Inovice Number)など:荷物が特定できる番号を記入しましょう。
  5. 運送手段(Shipped per):EMSなら“EMS”、その他 by seafreight, by airfreightなど船や航空便を使う場合は、本船名やボヤッジ番号、便名と発着の場所や日時を記入します。
  6. 支払い条件(Terms of Payment):T/T(送金)やL/C(信用状)などの条件があれば記入します。
  7. 原産国(Country of Origin):商品の生産地の国名
  8. 正味重量(Net weight): 梱包前の商品1個の重さ
  9. 数量(Quantity, Q’ty):その商品の個数。単位も記入しましょう。(例:pc, pcs, setなど)
  10. 単価(Unit Price,Unit Value):取引で輸出するなら販売価格、プレゼントや個人使用、サンプルであれば市場価格、また値引きがあれば値引き後の価格を記入しましょう。
  11. 通貨(Currency):日本円であればJPY、米ドルであればUSDと記入します。(¥、$は不可)
  12. 合計額(Total Amount, Total Value):商品ごとの合計金額を記入します。
  13. 総合計(Total):インボイス全体の合計金額を記入しましょう。
  14. 建値(インコタームズ、Incoterms):EXW,FOB,DAPなど。
  15. 郵便物の個数(Number of pieces)、貨物の個数(Total Pieces, Total PKGS):梱包後の箱等の数を記入します。
  16. 総重量(Gross Weight):梱包後の総重量。
  17. 署名(Signature):自署
  18. 有償(Commercial Value):販売する商品の場合はこちらを記入します。
  19. 無償(No Commercial Value):プレゼントや不良品など支払いが無いものの場合、こちらに記入します。(無償の場合でも、単価や金額が0円(ドル)では送れません。市場価格など一般的な価値で金額を必ず記入しましょう。)
  20. 贈り物(Gift)、商品見本(Sample)など:無償の理由を記入します。
  21. 内容品の記載(Description):発送物の品名は具体的な名称を記入しましょう。また用途や材質、成分なども記入するのが良いでしょう。なぜなら、内容物に不明な点があると、税関で開封されたり、輸入国で輸入許可が下りず商品が戻ってくる可能性があるからです。税関で輸入関税を決め算出するために、商品がどの分類になるかを確認するために内容品は詳細な品名を書くようにしましょう。

インボイス作成時のポイント

英語での記載がオススメ

インボイスを書く際の言語としては、英語もしくはフランス語、または送付先で通じる言語となっています。

基本的に、英語で記載すれば問題ありません。

ファーマットは自由

インボイスの様式には明確な決まりはなく自由です。

会社によって、書式や項目も様々ですが「何(商品)を」「単価いくらを」「いくつ(個数)」輸送するかという情報は記載しなくてはいけません。

品名はなるべく詳しく記載する

また品名は詳しく(用途、材質、成分など)記入するようにしましょう。例えば「食品」(Food stuff)では分からないので、お菓子(Snack)や梅干し(Pickled Japanese Plums)、お茶(Japanese Green Tea Leaf)など具体的な品名がいいでしょう。

無償提供品(サンプルなど)を送付する場合

インボイスには「請求書」の役割もあります。

しかし支払いの必要が無いものがあった場合、例えば商品をサンプルとして送ったり、無償提供したもの、また個人使用の目的で送ったり、プレゼントとして海外に荷物を送りたい場合などがあります。

上記のように、無償提供品の送付の場合でも、インボイスには必ず記載することが必要です。また金額を0で記入することもできません。

単価には市場価格を記入し、金額を明記する必要があります。これは申告時に必要な金額なのです。

支払う必要のない金額の場合、「No commercial Value」「Value for Customs purpose only」「XXX sample」などの文言を入れておくとよいでしょう。

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