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貿易事務の業務内容や仕事の流れ、役立つ資格を分かりやすく解説

貿易事務は、営業部署と連携をしながら国際輸送を行います。貿易事務のある業種はさまざまで、商社やメーカー、船舶会社が主に挙げられます。英語をバリバリ使って海外とやり取りを行うなど、華やかなイメージのある「貿易事務」。具体的にどんな仕事をしているのか、1日の流れや業務内容を詳しくご紹介します。

貿易業務の1日の流れ

貿易事務とひとくくりにいっても、業種や会社によって業務内容は異なります。この記事では、メーカーの貿易事務に焦点を当てて1日の流れを見ていきましょう。

8:45 出社
9:00 メールチェック(工場への発注・発注した商品の生産状況・到着した貨物の不良品対応)
10:00 会議(在庫の確認や発注状況など)
11:00~終日 会議をもとに商品の発注メール、フォワーダーとのやりとり
12:00 昼休憩
13:00 請求書チェック、書類作成
16:00 郵送物の発送
17:00 検品会議
18:00 翌日用に書類の整理
18:30~19:00 退社

繁忙期やトラブルが発生したときは、残業が多くなることもあります。

貿易事務の業務内容

商品を輸入するときの、メーカーの貿易事務の業務内容を詳しくご紹介します。

商品発注

海外の工場へ、メールで商品の発注を行います。取引先が海外なので、時差によってはすぐに返事がこないこともしばしば。そのため、毎朝出社したタイミングで返事が返ってきてるかをチェックします。
発注メールへの返信は、すぐ了承してくれる場合もあれば、原材料高騰などの理由により単価を上げる交渉がくる場合もあります。会社を代表してやりとりしている貿易事務は、金銭面に関してより慎重に交渉します。
最近では業務効率化のために、メールではなくSkypeやTeamsなどチャットを取り入れている企業もあるようです。

発注した商品の生産状況の確認

海外取引先に納期を必ず守ってもらうよう、商品の生産状況を把握するために貿易事務は連絡をいれて催促します。
取引先に商品の生産から出荷までを投げっぱなしにせず、進捗状況をしっかり把握するのが貿易事務の大切な仕事です。数ヵ月から年単位の長いスパンで生産される商品が多いため、後回しにされないようにリマインドして品質をキープさせます。

入荷した商品の不良対応

社内で海外から入荷した商品の検品作業を行います。
検品で不良品が見つかった場合には、貿易事務は取引先へ注意喚起、もしくは再生産を依頼するのです。取引相手が海外だと価値観が異なることがあり、謝罪がないことや理解してもらえないことも。新入社員が苦労する業務内容の1つといわれています。

会議

定期的に商品の在庫チェックをし、足りない場合は発注内容を細かく会議で決めていきます。他にも貿易事務は、新商品開発のマーケティングも行います。市場調査をして、デザインやターゲット層、小売価格を決めて会議に参加するのも貿易事務の業務です。

フォワーダーとのやりとり

フォワーダーとは、貨物を輸出入したい企業と貨物を輸出入したい海外企業を仲介する業者のことです。通関作業や貨物の保管、梱包など、発送元に代わってあらゆる国際輸送の業務を行います。
メーカーの貿易事務は、海外工場だけでなくフォワーダーとも綿密なやりとりが必要です。
メーカー企業は、貨物船の予約や通関作業を行うことはできません。そのため代わりに手続きをしてくれるフォワーダーと、輸入許可が下り、配送が完了するまで連絡をとるのが貿易事務の仕事です。

1.コンテナ船の予約
出荷日が決定し次第、コンテナ船のブッキングを依頼します。フォワーダーに生産終了日の目安を伝えることで、いくつかのコンテナ船のスケジュールを教えてもらえるのです。そのスケジュールの中からどの船にするか決め、海外の取引先へ共有して輸送船を予約してもらうよう促します。促すというのも、本来輸入側には船を予約する業務はありません。しかし出荷納期を守ってもらうために、前もってどのコンテナ船にするかを決めて、海外工場へ依頼したほうがスムーズに輸入手配できるのです。
2.船積書類の提出・通関手配
荷物を載せる船が決まったら、インボイスなどの必要書類をフォワーダーに送り、現地で輸出通関してもらうよう依頼します。
また輸入通関にも時間がかかるので、書類が揃い次第、フォワーダーに依頼をしておくとよいでしょう。
3.トラックの手配
トラックの手配とは、輸入通関が終わった貨物を、希望する納品場所まで送ってもらうトラックを予約することです。トラックの手配は、フォワーダーにお願いすることもできます。通関と配送を1セットで行ってくれますので、フォワーダーに依頼するのが管理しやすいでしょう。

請求書チェック

フォワーダーからきた請求書を隅から隅までチェックします。貿易は輸送費だけでなく、関税や輸入消費税、船会社チャージなどあらゆる費用がかかるので、間違いがないか確認するのが大切です。依頼するフォワーダーによって運賃が異なるので、契約時の料金がきちんと適用されているかも確認します。

発送作業

輸入した商品をお客さんに送る、また海外にサンプルを発送する作業も貿易事務の仕事です。生産してもらう商品の見本として、サンプルをあらかじめ海外工場に送ることで、スムーズな生産へと繋げます。商品の完成図の認識をお互いに合わせてから生産することが重要です。

検品会議

検品会議とは、検品を行う部署の人との会議のことです。会議内容は、今日1日の検品内容や不良品の数、不良の原因や改善策を話し合います。貿易事務は、この会議で話し合った内容をとりまとめて、海外工場に伝えます。お互いが気持ちよく取引を続けていくために、取引先へフィードバックを行うのは必要な作業です。

役立つ資格

貿易事務を行う上で、必須の資格はありません。しかし資格を持っていると、採用面接や実務にプラスであるのは間違いないでしょう。どの業界であっても、持っていれば貿易事務に役に立つ資格をご紹介します。

TOEIC

いわずと知れた汎用性の高い資格のTOEIC。直接仕事へ関係するものではないですが、700点以上などある程度点数を持っていると採用面接でアドバンテージになることもあります。貿易事務は英語を話す機会は多くなく、主にメールなど固定化された英文のやり取りが多いため、高度な英語スキルは必要ありません。しかしある程度の英語力があると、スムーズに業務を学ぶことができます。

日商ビジネス英語

日商ビジネス英語は、英文書類に役立つようなライティングスキルが求められる資格です。貿易事務で実際に使う、英文メールやインボイスなどの貿易書類の作成が試験内容に入っているため、入門の3級から取得してみると良いでしょう。

貿易実務検定

貿易実務検定は、国際貿易のおおまかな流れを把握するのに適している資格です。貿易業務の基礎知識を学ぶことができるので貿易事務での業務を行う上でかなり役に立つでしょう。

簿記

貿易事務は、請求書のチェックなど細かい数字を扱います。経理やお金の流れが身につく簿記を持っていると、実務で活かせるためおすすめです。

まとめ/国際貿易を支える貿易事務

海外企業やフォワーダーなどとやりとりをする貿易事務。商品の市場調査から発注、書類手配まで多岐に渡る業務を行い、商品が消費者のもとに届くように縁の下の力持ちとして国際貿易を支えています。決して派手な業種ではないものの、世界中のあらゆる商品が簡単に手に入るのは、貿易事務で働いている方々のおかげなんですね。

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