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国際輸送で使用した書類の保管期間とは?保管すべき理由とともに解説

はじめに

国際貿易をするにあたって、発送元や税関、輸送先や通関業者などさまざまな事業者とのやり取りが生じます。こういった輸送1つ1つの工程において欠かせないのが書類です。日本国内だけでなく世界中をつなぐ国際貿易は、確実で迅速な輸送が求められます。適正な貿易を推進するために、法令により輸出入者ともに書類の保管が義務付けられています。

今回は、国際輸送における書類の保管期間について解説します。

書類の保管期間

書類の保管期間は、最大7年です。実際には、書類や貨物の種類によって書類の保管期間は異なりますが、最長の保管期間は7年と定められています。そのため国際輸送で使用した書類は、どの書類であったとしても7年間保管しておくのが安心です。
保管期間の算出は、輸出・輸入許可の日の翌日から数えます。

保管する書類の種類

1度の国際輸送取引をする上で、使用した紙・電子の書類は基本的にすべて保管する必要があります。保管する書類の種類は、大きく3つに分類されます。

帳簿書類

帳簿書類とは、貿易取引をした貨物の詳細が書かれている書類です。この書類には、貨物の品名、数量、価格、輸出者の氏名などが記載されています。帳簿書類の保管期間は、書類の種類によって5年間、もしくは7年間と決められています。

輸出 輸入
対象者 輸出者 輸入者
帳簿の保管期間 5年間 7年間
書類の保管期間 5年間 5年間

帳簿書類の保管方法は、紙書類での保管だけでなく電子データでの保存も可能です。従来は紙媒体での保管が主流でしたが、2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたことで、電子データのスキャナ保存が容易になりました。電子データでの保存は、物理的に場所を取らないメリットがありますが、紙媒体での保管よりも保存要件が厳しくなるので注意が必要です。

貿易関連書類

貿易関連書類は、一般的に紙の書類が用いられています。取引に関する書類はすべて保管しておく義務があるため、なるべく細かく保存しておくことが大切です。貿易関連書類の保管期間は、5年間です。

具体的な貿易関連書類とは、
・輸出許可申請書、輸入許可申請書
・輸出承認申請書
・航空運送状
・納税証明書
・インボイス
・ドックレシート
・パッキングリスト
・B/L
・アライバルノーティス
・原産地証明書
・契約書
・保険明細書
・輸出他法令関連書類
などのことを指します。

電子書類

電子書類とは、紙の書類ではなくPCなどの電子媒体で保存されている書類のことです。
例えば、国際貿易を行う上でやり取りしたメールやチャットの内容、それらに添付されたデータ書類などを指します。
電子取引の取引情報の保存期間は、5年間です。

書類を保管すべき理由

国際輸送で使用された書類を保管すべき理由は、「事後調査」が実施されることが挙げられます。

事後調査

事後調査とは、”輸出入者が正しく輸出入手続きを行っているか”を税関が確認する調査のことです。すでに終わった貿易取引が対象とされ、3〜5年に1回の頻度と言われています。
事後調査は関税法第105条第1項第6号という法律で規定されているため、輸出入者が調査を拒否することはできません。
この事後調査があることで、不適切な申告を行った事業者には指導がされます。事後調査によって、公正で安全な貿易取引が保たれているのです。

書類の保管方法

国際輸送で使用された書類の保管方法は、紙面での保管と書類データでの保存の2つあります。事後調査は約1か月前に調査が入る連絡があるため、当日には求められる書類が準備されていなければなりません。紙面・電子データ、いずれの保管方法であっても、時系列や取引先ごとに分類して整理されている必要があります。

紙の書類での保管

航空運送状やインボイスなどの貿易関連書類は、現在もほとんどが紙面でやり取りされています。そのため、取引後そのまま紙で保管するのが一般的です。
書類をスキャンして電子データでの保存も可能ですが、保存要件が紙の書類よりも厳しくなります。

電子データでの保存

電子データでの保存は、電子媒体でやり取りされたメールやチャットの内容だけでなく、紙面でやり取りした書類をPDFに変換して電子データで保存することも指します。2022年1月に改正された電子帳簿保存法により、電子で取引した情報は紙での保存が禁止になりました。そのため電子媒体でやり取りした情報は、すべての事業者が電子データで保存することが必須です。

まとめ/国際輸送で使用した書類は7年間保管しよう

国際輸送で使用した書類は、書類の種類によって5〜7年の保管期間が定められています。どの書類であったとしても最長7年間と決められているので、迷った場合には「7年保管」と覚えておけば間違いないでしょう。書類を保管する主な目的は税関からの「事後調査」ですが、税関申告漏れやトラブル防止のためにも、細かく取引書類は整理しておくことが重要です。

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