初めて国際展示会に出展する時は、「いつまでに何をしなければいけないか、どういった費用が発生するか」について悩むことがあるかと思います。
そこで、本記事では、国際展示会に出展する際の流れ、発生する費用について解説をしていきます。
目次
国際展示会出展の準備の流れ
国際展示会で成果を上げるためには、しっかりとした準備を行うことが必要です。
ここでは、国際展示会出展の準備段階における国際展示会の探し方、国際展示会を選ぶ際の基準について解説をしていきます。
また、日本貿易振興回（ジェトロ）などの団体で、出展企業に対する支援を行なっていることについても紹介をします。
国際展示会の探し方と、選ぶ際の基準の解説
国際展示会への出展する際は、「誰に対して、何を売りたいか」と「どういう人に自社と自社製品について知ってほしいか」をまず明確にすることが重要です。目的と一致する国際展示会に参加することが必要だからです。
目的が明確になったら、下記の方法で国際展示会を探しましょう。
- 国際展示会運営会社のホームーページを調べる
- 出展したい国の在日大使館、または、日本にある貿易振興機関の代表部に問い合わせる
- 国際展示会運営会社の在日代表事務所、または、在日代理店に連絡する
- 日本貿易振興回（ジェトロ）の「世界の見本市・展示会情報（J-messe）」から検索する
次に、参加する国際展示会を下記の基準から絞り込んでいきます。
- 開催時期
- 開催地
- 展示会の業種
- 展示会の参加者が自社のターゲット層と一致しているか
- 開催地での自社製品の需要と、競合他社の有無
いくつか出展したい国際展示会の候補が見つかったら、下記のポイントについて比較し、最終的な出展先を決めましょう。
国際展示会の内容
国際展示会の内容について確認すべきポイントをまとめました。
- 参加対象は誰か（企業、バイヤー、一般消費者など）
- 参加者のプロフィール（業種など）
- 参加者が期待する製品の質と値段はどれくらいか
- 総合的な展示会か、専門的な展示会か
- 国際展示会か、国内向けの展示会か
- 国内向けであれば、特定の地域、または、全国を対象にしているか
- 開催実績
- 国外と国内からの出品者数
- 出品者のプロフィール（業種と商品など）
- 国外と国内からの来場者数
- 展示面積
主催者についての情報
主催者によっては、日本に代理店や、代表部などの窓口を持っている場合があるので、確認しておきましょう。
入場資格
一般消費者が入場できない国際展示会には高い専門性を持つ参加者が集まります。入場資格を見ることで参加者の特徴を推測することが可能です。
入場料
入場無料であったり、入場料が安かったりする国際展示会には、一般消費者が多く集まる傾向があります。
即売ができるか
即売とは、国際展示会の開催期間中に出品物を来場者に売ることです。専門的な展示会では即売が禁止されています。
専門的な展示会は、即売ができない反面、商談がメインとなるため、長期的なビジネス関係を築ける可能性が高いです。
なお、国際展示会の開催期間中に取引が成立し、開催期間終了後に納品をすれば即売にはなりません。
自社の出品物に対する需要があるか
国際展示会に自社製品が出品できることと、自社製品への関心が期待できることは違います。
出展経験者や展示会関係者から話を聞いたり、下見をするなどして、期待できる関心の度合いを探っておきましょう。
主催者の集客力と広報の実力
主催者がビジネス的に魅力がある客層をどれだけ集められるか、また、どれだけ広報に力をいれているかを見ることで、出展先としての魅力についての判断ができます。
出展支援を受けられるかを確認する
出展支援とは、国際展示会の主催者が、参加費用の一部、設備、備品などを提供することです。
日本貿易振興回（ジェトロ）が主催、または共催をしている国際展示会では、出展企業に対する各種の支援を利用できる場合があります。
詳しくは、日本貿易振興回（ジェトロ）の公式サイトをご覧ください。
中小企業庁、地方自治体、業界団体などでも出展支援を行なっていることがあるので、確認することをおすすめします。
また、出展先の国によっては、現地の消費税を還付してもらえる場合があります。
国際展示会出展の基本的な工程と、スケジュール感、費用の解説
国際展示会の参加にかかる工数と費用は多いため、最初は戸惑うこともあるでしょう。
そこで、展示会への準備段階から、展示会終了後までに発生する基本的な工程と注意事項、スケジュール感、及び、展示会にかかる費用についてまとめました。
国際展示会出展準備から展示会参加後までの工程表
国際展示会選びから、展示会後までに発生する作業と、おおまかなスケジュール感については下記の工程表をご参照ください。
ただし、下記の工程表は、軽量の出品物を想定したものです。出品物や、参加する国際展示会、開催地の天候と政治情勢などによって、必要な工程や、スケジュール感は異なります。
| 作業内容 | スケジュール | 備考 |
| 参加する国際展示会を選んで、出展を申し込む | 開催日の12〜18ヶ月前 |
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| 展示スペースを確保する | 開催日の6〜9ヶ月前 | もし展示スペースを変更したい場合は、早めに主催者に伝えること。 |
| ホテルを予約する | 開催日の9〜12ヶ月前（展示スペース確保後すぐに行なった方が良い） | 展示会によっては、開催日の1年前にホテルを予約する必要がある場合があるので注意。 |
| 出品物を決める | 開催日の9〜12ヶ月前（展示スペース確保後すぐに行なった方が良い） | |
| 展示スペース使用料を支払う | 主催者からの請求書にある支払い期日まで | |
| 国際輸送会社へ依頼する | 開催日の9〜12ヶ月前（展示スペース確保後すぐに行なった方が良い） |
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| 装飾/施工会社を決める | 開催日の9〜12ヶ月前
（主催者が定める期日まで） |
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| 広報内容の決定と準備 | 展示スペース確保〜開催日1ヶ月前 | |
| 最終的な出品物を決める | 輸送会社への搬入日の10日前 | 貨物の詳細について、輸送会社へ事前連絡すること。 |
| 出品物に保険を掛ける | 自社倉庫からの搬出前まで | 自社倉庫搬出時から保険が付保されるようにする。 |
| 輸送会社に出品物を渡す | 例）ヨーロッパへの船便は開催日の2ヶ月前、航空便であれば3週間前の発送が目安 | 輸送スケジュールは輸送会社と相談して決める。 |
| 展示会会場への搬入作業 | 開催日の前日、または2〜3日前 |
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| 自社担当者の現地入り | 開催日の前日、または2〜3日前 |
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| 出展ブースの設営 | 開催日の前日、または2日前 | 自社担当者が会場入りする日に行う。 |
| 出品物の片付け（日本に返送する、現地で売却/寄贈する、または、廃棄する） | 展示会終了日の当日、または前日 | 自社の方針に基づいて手配する。 |
| 出品物を会場から搬出する | 展示会終了日 | 盗難のリスクを避けるために、梱包と搬出は終了日当日に行う。 |
| 展示会でコネクションを作った企業へのフォロー | 帰国後すぐ〜1ヶ月以内 |
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展示会にかかる費用について
参加する展示会によって必要な費用は異なるため、本記事では展示会に出展する際に発生する基本的な費用を記載しています。
| 費用 | 内容 |
| 出展料と展示スペース料 | 出展の申込日、使用する展示スペースの種類によって値段が変わる。 |
| 展示品制作費 | 新たに展示品を制作する場合に発生する。 |
| 展示装飾と工事の費用 |
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| 出張費用 |
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| 輸送費 | 通関を含む国際輸送の費用。船便か航空便で現地に発送する。 |
| 梱包費 | 自社で手配できない梱包資材や、梱包作業が必要な場合に発生する。 |
| 運営費 |
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| バイヤーの招待と広報費 |
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| 税金（関税・消費税など） | 出品物の現地での売却や、廃棄に対して発生する。 |
| 保険料 |
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| 調査費 | アンケートや、事前の市場調査にかかる費用 |
| その他 | 主催者が開催するセミナーへの参加費用や、自社セミナーの開催費用など。 |
まとめ
国際展示会に参加することは、現地のバイヤーと直接会うことができ、現場で商談を進められるというメリットがあります。
現地での自社製品への反応、マーケットや業界トレンドについて知ることができるだけでなく、競合他社の品物物を直に見ることができることも魅力です。
しっかりとした準備と手配をすれば、大きな成果を期待できるでしょう。
